Факсимиле

Технический прогресс и развитие информационных технологий позволяют в настоящее время идентифицировать личности путем не только собственноручных подписей, но и иных средств — аналогов собственноручных подписей.

Что такое факсимиле

Факсимиле — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Часто выполняется путем проставления печати с такой подписью — факсимильное воспроизведение подписи.

Согласно пункту 2 ст. 160 ГК РФ относит к аналогам собственноручной подписи:

• факсимильную подпись (или факсимиле), которая выполняется с помощью средств механического или иного копирования;
• электронную подпись, которая представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»);
• иные (например, коды и пароли (п. 4 ст. 847 ГК РФ), программы для ЭВМ и сертификаты ключей (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.05.2017 №Ф05-5935/2017 по делу №А40-29216/2016)).

Указанные виды аналогов собственноручной подписи отличаются по способу их получения и по возможностям использования. Электронная подпись представляет собой лишь определенный набор символов и визуально не идентична собственноручной подписи физического лица. Визуально повторяет собственноручную подпись факсимиле. Это штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи лица, который, как и собственная роспись, служит для идентификации данного лица.
В условиях нарастающего объема документов использование факсимильной подписи становится актуальным.

В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.

Где нельзя использовать

Факсимиле — это удобно, но на следующих документах их ставить нельзя:

1. Счет-фактура — ФНС и Минфин однозначно считают, что вычет по счет-фактуре с факсимильной подписью получить нельзя!
2. Первичные документы — признать расходы по первичным документам с факсимиле не получится, т.к. это прямо запрещают контролирующие органы!
3. Договор — с факсимиле считается ничтожным, т.е. не имеет юридической силы!
4. Доверенность — аналогично договору!

Использование факсимильной подписи (факсимиле)

Закон допускает использование в сделках факсимильных подписей, но только в тех случаях, когда данная возможность и порядок прямо предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Примером случая возможного использования факсимильной подписи, прямо предусмотренного в нормативных актах, может служить п. 3 ст. 75 АПК РФ:

• Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле

Например, письмом Минфина России от 13.04.2015 №03-03-06/20808 установлен прямой запрет на подписание первичных документов, устанавливающих вычеты и расходы, факсимиле.

В письме МНС РФ от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 №Ф06-13814/2016 по делу №А55-30317/2015).

Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.

Министерством экономического развития РФ в письме от 02.09.2016 №Д28и-2252 разъяснено, что факсимильное воспроизведение подписи можно использовать в сфере контрактных отношений в соответствии с Федеральными законами от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке, приняты заказчиком.

Таким образом, однозначно выраженные и закрепленные договоренности сторон о возможности подписания документов с помощью факсимильной подписи делают ее использование легальным. Документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Основным моментом при решении вопроса о возможности подписания того или иного документа факсимильной подписью или о действительности подписанного такой подписью документа будет установление такой возможности специальными нормами законодательства или договоренность об этом сторон сделки.

Справочно: Приказ об изготовлении факсимильной подписи руководителя.

Факсимиле в договоре

Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).

Подписание договора с использованием факсимиле при отсутствии в нем условий, предусматривающих возможность его заключения путем факсимильного воспроизведения подписи, а также отсутствие отдельно заключенного соглашения между сторонами об использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи свидетельствуют о составлении договора с нарушением требований действующего законодательства и не свидетельствуют о возникновении договорных отношений между сторонами (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 №Ф04-1544/2016 по делу №А81-1243/2015).

Правоотношения по использованию в гражданском обороте электронной цифровой подписи регулируются, в основном, Федеральным законом «Об электронных подписях» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В иных случаях, возможность использования аналога личной подписи (факсимиле) стороны согласовывают в договоре. В случае использования факсимиле в отсутствие такого соглашения подписанный таким образом документ будет признан судом недействительным (определение Верховного Суда РФ от 08.06.2015 № 309-КГ15-5466) со всеми вытекающими последствиями (возможные доначисления налога на прибыль, как следствие невозможности списать соответствующие затраты на расходы, налоговые санкции и проч.).

Однако в другом споре довод стороны о том, что договоры следует признать незаключенными, поскольку они не подписаны уполномоченным представителем акционерного общества, в них от имени исполнительного директора акционерного общества проставлены факсимиле подписи, не был принят судом. Суд с учетом всех обстоятельств дела отметил, что согласно положениям этих договоров договор, приложения, дополнения и изменения к нему, акты, счета, подписанные уполномоченным лицом и переданные противоположной стороне посредством факсимильной связи (электронной почты), признаются сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 №Ф08-4428/2016 по делу №А32-31080/2015).

Таким образом, если в договоре стороны установили возможность использования факсимильных подписей, то указание стороны на незаключенность договора по данному основанию без учета фактических действий сторон не будет принято судом.

Использование в первичных документах

Еще одной ошибкой является использование факсимиле при подписании первичных учетных документов (накладных, например). Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы должны, помимо прочего, содержать подписи ответственных лиц. В свою очередь, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, предусматривает проставление на указанных документах именно личной подписи. То есть, альтернативное их подписание иным образом не подразумевается. Несмотря на то, что прямой запрет, как таковой, отсутствует, суды склонны занимать именно эту позицию (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/2015).

Справочно: Электронная цифровая подпись.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями