Кадровый учет: что такое

Словарь терминов

Выберите букву

Все
А
Б
В
Г
Д
Е
Ж
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Ф
Х
Ц
Ч
Ш
Э
Ю
Я

Кадровый учет

Оглавление

Что такое кадровый учет

Кадровый учет — это систематический процесс сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках в организации. Он включает в себя следующие аспекты:

Регистрация сотрудников: Создание и поддержание базы данных, включающей информацию о каждом сотруднике, такую как имя, дата рождения, адрес, контактные данные, образование, опыт работы и другие персональные и профессиональные детали.
Учет карьерного развития: Отслеживание карьерного пути сотрудников в организации, включая их текущую должность, дату приема на работу, переводы, продвижения и увольнения.
Учет рабочего времени: Отслеживание рабочего времени сотрудников, включая учет рабочих часов, отпусков, больничных и других видов отсутствия.
Зарплата и вознаграждение: Расчет заработной платы, начисление бонусов, компенсаций и других видов вознаграждения для сотрудников.
Налоги и социальные отчисления: Расчет и уплата налогов и взносов в социальные фонды от заработной платы сотрудников.
Управление документами: Хранение и обработка документов, связанных с занятостью сотрудников, таких как договоры о приеме на работу, трудовые книжки, заявления на отпуск и другие.
Учет обучения и развития: Отслеживание обучения и профессионального развития сотрудников, включая участие в тренингах, курсах повышения квалификации и сертификацию.
Управление производительностью: Оценка и управление производительностью сотрудников, проведение аттестации и оценок, разработка планов по улучшению результативности.
Соблюдение законодательства: Соблюдение законодательства в области труда, включая правила занятости, рабочего времени, защиты прав сотрудников и другие нормативные акты.
Отчетность и анализ: Подготовка отчетов о состоянии кадрового состава, зарплате, производительности и других аспектах управления персоналом для принятия решений руководством организации.

Кадровый учет играет важную роль в управлении персоналом и помогает организации эффективно управлять своими ресурсами, соблюдать законодательные нормы и обеспечивать благоприятные условия труда для сотрудников.

Виды кадрового учета

Кадровый учет включает в себя несколько видов, в зависимости от того, какая информация учитывается и для каких целей. Вот основные виды кадрового учета:

Основной (базовый) кадровый учет: Включает в себя основные данные о сотрудниках, такие как ФИО, дата рождения, адрес, паспортные данные, образование, трудовая история, должность и другие общие сведения.
Учет рабочего времени: Этот вид кадрового учета фиксирует рабочее время сотрудников, включая начало и конец рабочего дня, перерывы, отпуска, больничные и дни отсутствия. Это помогает расчету заработной платы и контролю за соблюдением рабочего времени.
Учет заработной платы и компенсаций: В рамках этого учета регистрируются все выплаты сотрудникам, включая базовую заработную плату, бонусы, надбавки, налоги и удержания. Это важно для финансовой отчетности и удовлетворения налоговых обязательств.
Учет обучения и развития: В этом виде учета отслеживается обучение и профессиональное развитие сотрудников, включая проведение тренингов, курсов, сертификацию и другие мероприятия, направленные на повышение квалификации.
Учет бонусов и поощрений: Этот вид кадрового учета включает в себя данные о различных бонусах и поощрениях, предоставляемых сотрудникам за выдающиеся достижения или выполнение определенных задач.
Учет отпусков и больничных листов: Здесь регистрируются дни отпуска, больничные листы и другие виды временного отсутствия сотрудников.
Учет кадровых перемещений: Этот вид учета отслеживает перемещения сотрудников внутри организации, изменения в должностях и структуре предприятия.
Учет личных данных и конфиденциальной информации: Здесь регистрируются личные данные сотрудников и другая конфиденциальная информация, связанная с их здоровьем и безопасностью.
Учет оценок и производительности: Этот вид учета включает в себя данные о производительности сотрудников, оценках, результатах аттестаций и других факторах, влияющих на их эффективность.
Учет кадровых резервов: В этом виде учета определяются потенциальные кандидаты на замещение ключевых позиций в будущем.

Различные организации могут варьировать виды кадрового учета в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Обратите внимание, что этот перечень не является закрытым. Выше перечислен минимум обязательных документов. Также на предприятии рекомендуется иметь должностные инструкции для каждого рабочего места, с которыми знакомятся работники. Инструкция не является обязательной, но при возникновении чрезвычайных происшествий, аварий и спорных ситуаций помогает доказать правоту работодателя или работника.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.