Как заверить документы в суд

Как заверить документы в суд: порядок, требования, судебная практика

При обращении в суд надлежащее оформление и заверение документов играет ключевую роль. Суд принимает во внимание только те доказательства, которые представлены в установленной законом форме. Неправильно заверенные документы могут быть признаны недопустимыми доказательствами и не будут иметь юридической силы. Поэтому важно понимать, какие документы подлежат заверению, кто имеет право их удостоверять и как правильно оформить копии для суда. Несоблюдение формальных требований может привести к процессуальным рискам, затягиванию дела и отказу в удовлетворении требований.

Порядок представления и заверения документов в суд регулируется несколькими основными нормативными актами:

• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ГПК РФ) статьи 71, 75, 77 определяют правила представления письменных доказательств и требования к копиям документов.
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК РФ) статьи 75, 126, 126.1, 128, где установлены требования к письменным доказательствам и заверению их копий.
• Федеральный закон № 73-ФЗ от 13.07.2015 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует порядок хранения и воспроизведения документов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает правила оформления копий документов, в том числе отметок о заверении.

Справочно: Как заверять копии документов в арбитражный суд.

Какие документы к иску нужно предоставить в оригиналах, а какие — в копиях

Если вы подаете иск в бумажном виде, рекомендуем отправить документы в копиях, которые предварительно нужно заверить (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ). Направляя документы в копиях или в электронном виде, будьте готовы к тому, что суд на заседании может попросить вас предъявить подлинники этих документов, поэтому позаботьтесь об их наличии заранее.

Документ об уплате госпошлины лучше предоставить в оригинале — суды часто этого требуют. Если вы подаете иск в электронном виде, то распечатывать и заверять документы вообще не нужно.

Кто имеет право заверять документы для суда

Заверение документов может осуществляться следующими лицами и органами:

1. Нотариус удостоверяет верность копий документов в соответствии со статьей 77 Основ законодательства РФ о нотариате.
2. Судья, рассматривающий дело, если предъявить ему оригиналы документов для сравнения (ч. 6 ст. 67, ч. 1 ст. 72 ГПК РФ). Но на практике это происходит редко.
3. Организация или индивидуальный предприниматель заверяют копии документов, исходящих от них, подписью руководителя и печатью (если используется).
4. Адвокат или представитель по доверенности может заверить копии документов, приложенных к иску, если это указано в доверенности и соответствует требованиям процессуального законодательства.
5. Сам гражданин вправе представить копии документов, заверенные собственноручной подписью, но суд вправе потребовать представления подлинников.

Как правильно заверить копию документа

При заверении копии документа должны соблюдаться следующие правила:

• На каждом листе проставляется отметка: «Копия верна».
• Указываются должность, фамилия, инициалы и подпись лица, заверяющего документ.
• Проставляется дата заверения.
• При наличии ставится печать организации или нотариуса.

Пример отметки: «Копия верна. Директор ООО “Альфа” И.И. Иванов. Подпись. Дата».

Для документов, подаваемых в арбитражный суд, достаточно копий, заверенных подписью руководителя и печатью организации. Для гражданских судов заверение осуществляется аналогично, однако суд вправе запросить оригиналы для сверки.

Нотариальное заверение: когда требуется

Нотариальное удостоверение необходимо, если:

• документ исходит от третьего лица и невозможно подтвердить его подлинность иным способом;
• суд требует нотариально удостоверенные копии;
• документ подается в суд иностранного государства;
• речь идет о доверенности на представление интересов.

Согласно статье 71 ГПК РФ и статье 75 АПК РФ, письменные доказательства должны быть представлены в подлиннике либо в форме надлежаще заверенной копии. Если суд усомнится в достоверности, он может потребовать оригинал.

Электронное заверение и подача документов через систему «ГАС Правосудие»

Современная судебная практика активно использует электронные доказательства. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), приравниваются к нотариально удостоверенным копиям.

Согласно части 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный УКЭП, имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе.

В арбитражных судах подача таких документов осуществляется через систему «Мой арбитр», в судах общей юрисдикции — через ГАС «Правосудие».

Досудебный порядок и значение правильного заверения

Если перед подачей иска законом установлен досудебный порядок урегулирования спора, то документы, подтверждающие направление претензии, должны быть надлежаще заверены. Например, копия претензии, уведомление о вручении, опись вложения, подтверждающая факт направления корреспонденции.

Ошибки при заверении часто приводят к тому, что суд оставляет иск без движения (статья 128 ГПК РФ, статья 128 АПК РФ).

Практические рекомендации

1. Заверяйте копии документов сразу при подготовке иска или отзыва, чтобы избежать задержек.
2. Если есть сомнения в форме заверения, предпочтительно обратиться к нотариусу.
3. Для юридических лиц важно соблюдать внутренний порядок документооборота: кто и как уполномочен заверять документы.
4. При электронном документообороте убедитесь, что используется именно квалифицированная электронная подпись.

Правильное заверение документов это необходимое условие для их принятия судом и признания допустимыми доказательствами.

• Правовой журнал