Юридический кабинет Андрея Суворова
Профсоюзная ул., дом 93а 117279 Москва +7 495-532-54-57, +7 926-174-26-83
Адрес юридической фирмы ул. Профсоюзная, дом 93а, офис 2Б
Пн-Пт 10-19
8 495 532 54 57 8 926 174 26 83
Москва, ул. Профсоюзная, дом 93а, офис 2Б
Доп материалы
Возврат подписанных документов от партнера
Суворов-Групп
Договорные споры

К сожалению, далеко не все контрагенты обязательны и возвращают подписанные и пропечатанные документы. Дадим несколько советов, как поступать в такой ситуации.

Назначьте ответственных лиц за документооборот

Начните с назначения ответственных лиц за возврат документов и установления конкретных сроков по их возврату.

Пропишите в регламентах, положениях об отделах распределение данных функций.

Пропишите условия документооборота в договоре

При заключении договора пропишите в нем следующие условия:

  • кто, когда, как, в какие сроки передает и подписывает документы;
  • какими способами Вы будете обмениваться документами с партнерами;
  • кто ответственен за документооборот;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

Если Вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Отправьте неподписанные документы почтой

Если документы от контрагента не вернулись и переговоры с ним не дают результата, вышлите ему неподписанные документы почтой с Описью вложения.

К документам приложите сопроводительное письмо, в котором обозначьте, когда и по каким документам производилась отгрузка товара (со ссылкой на складские документы на отпуск), документы, на передачу которых контрагентом не подписаны. Так у Вас будет для контролирующих органов подтверждение того, что товар действительно отпущен, и данные документы контрагенту передавались.

Если по данным реализациям (на которые отсутствуют подписанные покупателями документы) налоги Вы начисляете и уплачиваете своевременно, то каких-либо налоговых рисков у Вас не возникает. Также неправомерным будет штраф за неверно оформленную первичку (отсутствие подписи покупателя).

Обязательно оформляйте складские документы

При каждом факте отгрузки товара покупателям обязательно оформляйте складские документы, подтверждающие факт отпуска товара конкретному покупателю.

В данном документе обязательно должна быть подпись лица, представляющего интересы покупателя по получению товара (полномочия должны быть подтверждены доверенностью). Наличие данных документов обезопасит Вас от риска того, что покупатель откажется от факта получения от Вас товара.

Сканируйте копии документов

Попросите у партнера отсканированные копии документов. Они помогут Вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

Сначала свяжитесь с партнером и выясните, в чем причина задержки (документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица).

Попросите предоставить оригиналы документов

Письменно просите (требуйте) предоставить оригиналы документов у руководителя компании-контрагента, т.к. разговоры с рядовыми сотрудниками не всегда результативны. В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время.

Письмо от имени директора Вашей компании или его звонок по телефону могут ускорить получение документов.

В крайнем случае, можно заполнить документы за Вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

Введите штрафные санкции

Предусмотрите штрафные санкции за несвоевременный возврат документов либо на стадии заключения договора, либо в действующем договоре.

Партнер реорганизовался: что делать

Если Ваш партнер реорганизовался, а Вы утеряли документы, то можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.

После ликвидации партнера получить заверенные копии документов не получится:  после ликвидации печать подлежит уничтожению;

первичные учетные документы и договора по хозяйственной деятельности в архив не сдаются, т.к. не являются документами постоянного хранения.

Поделиться с друзьями
Дата: 27.10.2018
Подпишитесь в соц сетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Важно знать!
    В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновить на сайте.
    Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.
    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!
    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!
    Анонимно
    Профессионально
    Задать вопрос юристу бесплатно
    Задавайте вопрос
    удобным для Вас способом
    Ответим на вопрос в соц. сетях
    Ответим на вопрос в мессенджерах

      Ответим на вопрос по электронной почте
      Ссылки по теме:

        Укажите имя и телефон
        Мы перезвоним Вам в течение 5 минут