Документы при увольнении сотрудника

Документы при увольнении сотрудника с работы

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, заверенные выписки из сведений о страховом стаже, сведений о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя, и разд. 3 расчета по страховым взносам. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника.

Если вы выдаете выписку из сведений о страховом стаже за периоды, истекшие до 01.01.2023, применяйте форму СЗВ-СТАЖ.
Выдавая трудовую книжку, учтите, что, если работника в день увольнения нет на работе, ему нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Если в день увольнения работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас, надо заверить их надлежащим образом и направить ему на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдачу всех документов рекомендуем зафиксировать. Так, если оформляли опись документов, то пусть работник поставит дату и подпись об их получении.

Справочно: Порядок увольнения с работы.

Как выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) работника

Как правило, трудовую книжку (в случае ее ведения) нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 №131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 №5277-6-1). Если это сделать невозможно, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Об этом подробнее далее.

Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения (прекращения трудового договора) почтовым отправлением с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Срок отправки уведомления о необходимости явиться и забрать (получить) трудовую книжку либо дать согласие на ее отправление по почте в Трудовом кодексе РФ не конкретизирован. Как указали выше, рекомендуем направить его в день увольнения (прекращения трудового договора). А если работнику предоставлен ежегодный отпуск с последующим увольнением, уведомление направьте в последний день его работы. Это позволит вам избежать ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, поскольку вы освобождаетесь от этой ответственности со дня направления указанного уведомления. Такие выводы следуют из ч. 3, 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Определения Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 №131-О-О, Писем Роструда от 24.12.2007 №5277-6-1, от 25.05.2011 №1449-6-1.

Если работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее почтой по адресу, указанному работником.

Согласие работника должно быть письменным (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 №14-2/ООГ-1347). Рекомендуем направить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Обратите внимание: трудовые книжки не подлежат пересылке за границу (ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 №2261-1). Поэтому, если работник попросит отправить ему трудовую книжку по почте за пределы РФ, вы вправе ему отказать. Правомерность такого отказа разъяснена в Письме Минтруда России от 17.09.2019 №19-1/ООГ-210.

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки (например, если отказался от ее отправки почтой), то выдайте трудовую книжку работнику на руки в течение трех рабочих дней со дня обращения. Поскольку обращение должно быть письменным, то обычно работник пишет заявление. Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письма Минтруда России от 10.04.2014 №14-2/ООГ-1347.

Попросите работника подтвердить получение трудовой книжки своей подписью в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форму такой книги (журнала) вы можете разработать самостоятельно (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Выдает трудовые книжки уполномоченное лицо.

Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с установленным Порядком. Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на вашу электронную почту в порядке, который вы установили (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

На сайте «Онлайнинспекция.рф» представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2020). На этом же сайте Роструд указал, что форму СТД-Р можно отправлять за пределы РФ, если работник находится в другой стране, и что работодатель может также выдать СТД-Р работника третьему лицу при наличии у него доверенности от работника, заверенной надлежащим образом (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2022). Указанные разъяснения даны в период, когда действовала прежняя форма СТД-Р, но они применимы и в отношении новой формы.

Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать сведения о трудовой деятельности, вам необходимо заверить их надлежащим образом и направить ему на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Сохраните почтовую квитанцию об отправке такого письма.

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче сведений о трудовой деятельности (например, если по какой-либо причине не получил их по почте), выдайте их работнику в течение трех рабочих дней со дня его обращения тем способом, который указан в его обращении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В какой срок необходимо выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности)

Трудовую книжку (в случае ее ведения) обычно нужно выдать работнику на руки в последний день работы. А если вы направляли уведомление и работник дал вам согласие на отправку трудовой книжки по почте, то рекомендуем направить ее сразу после получения письменного согласия уволившегося работника, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки после увольнения, то выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вы должны выдать работнику в день прекращения трудового договора. Однако если работник выбрал ведение трудовой книжки, то выдавать их необязательно (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 16.06.2020 №14-2/ООГ-8465).
Если работник обратился к вам с просьбой об их выдаче после увольнения, выдайте ему сведения в течение трех рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить заявление о выдаче трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) при увольнении

Заявление о выдаче трудовой книжки (в случае ее ведения) работник составляет в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Обычно работник пишет такое заявление, если не получил трудовую книжку в день увольнения и вы не высылали ему трудовую книжку по почте (например, работник не согласился на это). Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись работника. Также работник может указать в заявлении желаемую дату получения трудовой книжки.

Заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности работник подает в свободной форме, но в нем следует указать способ выдачи сведений: на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении

В день увольнения передайте работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдайте заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):

1. сведения о страховом стаже;
2. сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;
3. расчета по страховым взносам — разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Порядок его выдачи рассмотрим ниже.

Выдать нужно именно выписки, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете).

Также в день увольнения выдайте работнику некоторые справки.

Кроме этого, работник может потребовать выдать ему приказ об увольнении. В этом случае выдайте заверенную копию такого приказа в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов.

Какие справки необходимо выдать работнику при увольнении

В день увольнения работника выдайте ему справки, только если он обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Обычно работники обращаются за справкой о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Также, например, вы обязаны выдать справку о северной надбавке работнику при увольнении, если он обратится к вам с заявлением об этом. Такая справка может пригодиться лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при увольнении и последующем трудоустройстве в этих районах (местностях). Это связано с тем, что за стаж работы в них работнику выплачивается процентная надбавка. В справке рекомендуем указать, в частности, Ф.И.О. работника, период его работы у вас, сведения о северной надбавке. Если работник обратился к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки после увольнения, то вы обязаны ее выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Это следует из ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 317 ТК РФ, ч. 1 ст. 11 Закона РФ от 19.02.1993 №4520-1.

Выдачу всех справок рекомендуем зафиксировать. Например, если вы составляли опись выдаваемых документов, то пусть работник распишется об их получении. Другой вариант: работник может написать расписку о получении документов.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями