Основные правила заверения трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки: правила и срок действия

Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться работнику для подтверждения трудовой деятельности и содержащихся в книжке сведений. Копию документов, связанных с работой, работодатель обязан выдать работнику бесплатно по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня его подачи.

Порядок предоставления документов, связанных с работой, установлен статьей 62 ТК РФ. Правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

При этом необходимо учитывать переход на сведения о трудовой деятельности в электронной форме: бумажная трудовая книжка ведется не у каждого работника.

Как получить заверенную копию трудовой книжки

Согласно статье 62 ТК РФ работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с работой, и их копий.

Работодатель обязан предоставить такие документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и выдаются работнику безвозмездно.

В статье 62 ТК РФ прямо названы, в частности:

• копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении;
• выписка из трудовой книжки, если она ведется на работника;
• справка о заработной плате;
• справки о периоде работы у работодателя;
• другие документы, связанные с работой.

Если работнику необходима именно копия трудовой книжки, в заявлении целесообразно прямо указать, что требуется заверенная копия всех заполненных страниц трудовой книжки.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Работодатель изготавливает копии необходимых страниц бумажной трудовой книжки и удостоверяет соответствие копии оригиналу.

На копии должна содержаться отметка о ее заверении, позволяющая установить, что она соответствует подлинному документу, а также сведения о лице, удостоверившем копию.

При оформлении копии необходимо обеспечить читаемость всех записей, дат, номеров приказов и иных содержащихся в трудовой книжке сведений.

Если организация использует печать, она может проставляться при заверении копии в установленном работодателем порядке. Однако наличие круглой печати само по себе не является главным условием действительности копии: значение имеет ее надлежащее удостоверение уполномоченным лицом.

Нужно ли писать «Работает по настоящее время»

На практике на копии трудовой книжки нередко делают отметку о том, что работник продолжает работать у данного работодателя.

Такая запись позволяет подтвердить не только содержание трудовой книжки на дату изготовления копии, но и факт продолжения трудовых отношений.

При этом формулировку «Работает по настоящее время» нельзя считать универсальным обязательным реквизитом любой заверенной копии трудовой книжки. Необходимость подтверждения текущего места работы зависит прежде всего от цели, для которой запрашивается документ.

Если копия предоставляется в банк, государственный орган или другую организацию для подтверждения текущей занятости, наличие соответствующей актуальной информации может иметь практическое значение.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки

Общего срока действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлено.

Поэтому распространенное утверждение о том, что заверенная работодателем копия трудовой книжки автоматически утрачивает силу через месяц, неверно.

Копия подтверждает содержание трудовой книжки по состоянию на дату ее изготовления и заверения. Однако после этой даты сведения могут измениться: работник может быть переведен на другую должность, награжден или уволен.

Именно поэтому организация, которой предоставляется копия, вправе предъявлять требования к актуальности документа, если это предусмотрено применимыми к ней правилами или необходимо для соответствующей процедуры.

Например, банк или иная организация может потребовать документ, выданный не ранее определенной даты. В таком случае следует руководствоваться требованиями конкретного получателя, а не общим «сроком действия» трудовой книжки.

Сколько действует копия трудовой книжки, заверенная работодателем

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного ТК РФ срока действия в один месяц, две недели или иной фиксированный период.

Следует различать:

• юридическую действительность заверенной копии;
• актуальность содержащихся в ней сведений;
• срок, установленный организацией, которой представляется документ.

Например, копия, изготовленная несколько месяцев назад, продолжает воспроизводить записи, существовавшие в трудовой книжке на дату копирования. Но она может уже не подтверждать актуальное место работы сотрудника.

Поэтому перед обращением за копией желательно уточнить у организации, куда она будет представляться, насколько свежим должен быть документ.

В какой срок работодатель должен выдать копию

Срок установлен непосредственно статьей 62 ТК РФ: не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Документы, связанные с работой, и их надлежащим образом заверенные копии предоставляются бесплатно.

Важно учитывать, что речь идет именно о рабочих, а не календарных днях.

Можно ли получить оригинал трудовой книжки

Получение копии необходимо отличать от выдачи работнику оригинала бумажной трудовой книжки.

Статья 62 ТК РФ предусматривает возможность выдачи трудовой книжки работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), если бумажная трудовая книжка на него ведется.

В таком случае работник обязан вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в соответствующем органе.

Кроме того, Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н предусматривает случаи выдачи трудовой книжки работнику, в том числе при переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в порядке, установленном трудовым законодательством, если она продолжает вестись на бумажном носителе.

Копия трудовой книжки и выписка из нее: в чем разница

Копия воспроизводит содержание соответствующих страниц трудовой книжки.

Выписка содержит только необходимую часть сведений из документа. Возможность получения работником заверенной выписки из трудовой книжки прямо предусмотрена статьей 62 ТК РФ.

Если для подтверждения определенного периода работы или конкретной записи не требуется вся трудовая книжка, может быть достаточно выписки.

Электронная трудовая книжка

После введения сведений о трудовой деятельности в электронной форме бумажная трудовая книжка ведется не у всех работников.

Сведения о трудовой деятельности регулируются статьей 66.1 ТК РФ. Работник может получать соответствующую информацию в предусмотренном законом порядке.

Поэтому перед запросом заверенной копии бумажной трудовой книжки необходимо учитывать, ведется ли она работодателем в отношении конкретного работника.

Что делать, если работодатель не выдает копию трудовой книжки

Если работник подал заявление, но работодатель не предоставил связанные с работой документы в установленный статьей 62 ТК РФ срок, это является нарушением трудового законодательства.

В зависимости от обстоятельств работник вправе обратиться к работодателю с письменным требованием, в государственную инспекцию труда или в суд за защитой нарушенного права.

Для подтверждения нарушения желательно сохранить доказательства подачи заявления работодателю и даты его получения.

Кратко

Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику надлежащим образом заверенные копии связанных с работой документов не позднее трех рабочих дней после получения письменного заявления.

Законодательство не устанавливает общего срока действия заверенной копии трудовой книжки. Требование о том, чтобы копия была выдана, например, не более месяца или двух недель назад, может исходить от организации, которой представляется документ.

Правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек в настоящее время установлены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

• Правовой журнал