Книга учета трудовых книжек

Порядок учета поступления и выбытия трудовых книжек сотрудников предприятия

Согласно нормам и правилам на каждом предприятии ведется учет движения всех документов. Эти правила касаются не только отдела бухгалтерии и канцелярии, но и также отдела кадров. При трудоустройстве в организацию на каждого работника заводится личное дело с данными и сведениями о работнике. Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

С 2019 года сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника будут аккумулироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Сюда работодатели должны будут передавать сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора.

Ведение трудовых книжек в бумажном виде будет производиться работодателем только для тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление. Работникам, не подавшим такое заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них ведение сведений о трудовой деятельности производится в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, трудовая книжка не оформляется, а записи об их трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

С целью учета трудовых книжек, а также приобретенных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Напомним, что в соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, предприятием в обязательном порядке издается приказ: Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбировывается и скрепляется сургучной печатью.

Книга учета представляет собой журнал, при развороте имеющий тринадцать граф с пунктами для внесения определенных сведений. Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, аккуратно и разборчиво. Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

1. Графа 1. «Регистрационный номер №» нарастающий из года в год.
2. Графы 2 – 4. «Дата о приеме» о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.
3. Графа 5. «имя, отчество и фамилия» работника полностью.
4. Графа 6. «серия и номер» При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.
5. Графа 7. «Должность» указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.
6. Графа 8. «Подразделение, отдел или сектор учреждения» для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.
7. Графа 9. «Реквизиты документа о принятии на работу» при этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.
8. Графа 10. «Подпись» проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.
9. Графа 11. «Стоимость» заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.
10. Графы 12, 13. «Дата и подпись» заполняется при получении документа после увольнения работника.

Что такое вкладыш?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее подшивается вкладыш утвержденной формы, для дальнейших записей трудовой деятельности.

Приходно-расходная книга (ПРК)

Приходно-расходная книга используется для внесения данных о приобретении и выдаче трудовых книжек и вкладышей сотрудникам. Главное значение приходно-расходной книги, это контроль затрат организации на этот вид продукции. Приобрести книгу можно в канцелярии или книжных магазинах в специальных отделах продукции ФГУП «Гознак». Приходно-расходная книга относится к категории особо важных обязательных документов, что определяет требования к ней. Каждый журнал начинается с новой нумерации. Приходно-расходную книгу ведет ответственное лицо.

Требования к ведению книги учета трудовых книжек и приходно-расходной книги

Журнал должен быть прошит, прошивка должна быть сделана так, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала; с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Печать должна частично попадать на бумагу, нить и сам журнал. Также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров; на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью). Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Кто назначает ответственное лицо для ведения книги учета трудовых книжек и приходно- расходной книги

Руководитель организации назначает сотрудника ответственным лицом по ведению регистра (ПРК и книга учета трудовых книжек) путем издания приказа или распоряжения. В небольших организациях этими обязанностями может справляться бухгалтер. Все записи в книге заносятся аккуратно и разборчиво.

Форма приходно-расходной книги, как правильно вносить записи

Форма приходно-расходной книги имеет стандартный вид учета реестра, утвержденной Правительством РФ. Приобретают бланки в ГОЗНАКе или у официальных дистрибьюторов, факт покупки оформляется договором. Передача производится по заявке специалиста кадрового отдела, составляемой в вольной форме с указанием необходимого количества. На первой титульной странице книги указывается название компании, как это написано в уставе, и номер контрольной пломбы. Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги. Последующие страницы книги разделены на 12 граф. Рассмотрим подробнее, что указывается в каждой графе:

1. Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.
2. Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.
3. Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).
4. Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки. Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».
5. Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера.
6. Графы 10, 11, 12. «Расход». В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

Пробелов в колонках не должно быть, если отсутствует информация, ставится прочерк.

Исправления ошибок

Записи, внесенные в книгу чета с помарками или неточностями, не допустимы. В случаи допущенной ошибке, неправильная запись зачеркивается одной линией, чтобы запись можно было разобрать, а на следующей строке указывается правильная запись.

• В основном записи в книге учета трудовых книжек и вкладышей ведет кадровый отдел, а приходно- расходную книгу финансовый отдел.
• В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Любая компания или ИП не должны забывать о правильном ведении своей документации, и должным образом заполнять книги учета на предприятии.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями