Служебное расследование в отношении работника

Как проводится служебное расследование в отношении работника?

В любой организации может произойти внештатная ситуация, требующая служебного расследования. Крайне важно при его проведении соблюсти все формальности, точно следовать букве закона. От того, правильно ли была произведена подготовка и как оформлены результаты зависит его результативность.

Что такое служебное расследование?

Служебное расследование — это деятельность в рамках дисциплинарного производства соответствующих должностных лиц по своевременному, всестороннему, полному и объективному сбору и исследованию материалов по факту дисциплинарного проступка сотрудников.

В ситуации, когда в организации произошло серьезное нарушение рабочего процесса, исчезло имущество, состоящее на балансе, необходимо выяснить обстоятельства произошедшего, выявить виновника. В российском трудовом законодательстве не существует такого определения как «служебное расследование», поэтому проводится оно как дисциплинарное производство, с учетом всех юридических особенностей. Порядок проведения в каждой компании прорабатываются индивидуально и заносятся в соответствующую документацию.

В ходе процедуры ответственная комиссия выяснит все обстоятельства происшествия, после чего будет составлен и подписан акт служебного расследования со всеми результатами. Сама процедура является строго внутренним делом компании, соответственно и накладываемые взыскания не выходят за рамки возможных ограничений, указанных в трудовом кодексе (ТК РФ). В случаях, когда происшествие более серьезное, то его расследованием занимаются соответствующие органы МВД РФ.

Главная особенность процедуры расследования внутри организации – полностью добровольное участие сторон. Сотрудника нельзя заставлять проходить обыск, возможные проверки или другие подобные действия.

Справочно: стоимость услуг трудового юриста в Москве.

В каких случаях проводится?

Это достаточно сложная и время затратная процедура, поэтому при выявлении мелких нарушениях чаще всего обходятся без нее. В таком случае обычно хватает разговора с нарушителем, указание на совершенную ошибку и рекомендации более ответственно относиться к трудовой дисциплине и своим обязанностям.

Инициирование служебного расследования происходит в случае, если сотрудник не реагирует на претензии со стороны руководства или же совершенный проступок достаточно сильно затрагивает интересы компании, наносит ей реальный вред.

Обычно в таких случаях речь идет о нарушении трудовой дисциплины, своих непосредственных обязанностей, техники безопасности, действиях, из-за которых был нанесен материальный вред.

Выделяют две основные группы нарушений:

• Дисциплинарные проступок. К этой категории относятся прогулы, невыполнение непосредственных обязанностей, прописанных в трудовом договоре, отказ от прохождения медицинской комиссии или необходимого для работы обучения. К полной процедуре расследования в этом случае прибегают не часто. В большинстве случаев хватает простой беседы с руководителем. Однако если речь идет о применении серьезных мер воздействия, вплоть до увольнения, в случаях, когда сотрудник не видит за собой вины и отказывается ее признавать, то провести процедуру по всем правилам придется.
• Причинение ущерба. В ситуациях, когда по вине сотрудника компания понесла прямые или косвенные убытки, при вынесении взыскания должны быть полностью соблюдены закрепленные в локальных актах правила. Назначенная комиссия определяет размер потерь и определяет степень вины сотрудника. Учитываются прямые потери, косвенные, связанные, с нарушением коммерческой тайны и разглашением важной информации конкурентам. В случаях, когда действия работника настолько серьезны, что подпадают под статьи Уголовного кодекса, в организации должны прекратить расследование и передать это дело государственным органам. Даже если в компании есть собственная служба безопасности, заниматься делами подобного уровня она не имеет права.

Организация расследования

При выборе дисциплинарного взыскания и определении возможности его наложения в той или иной ситуации необходимо опираться на Статью – 193 ТК РФ. Именно она лежит в основе внутренних документов, касающихся служебных расследований.

Структура проведения процедуры и принятия итогового решения различается для двух указанных выше случаев, это связанно с спецификой и размером ущерба для компании.

При выявлении дисциплинарного нарушения руководитель ставит в известность о ситуации сотрудника и дает возможность написать объяснительную по поводу произошедшего. На это отводится двое суток. В случаях, когда сотрудник отказывается выполнить требование, оформляется акт об отказе.

Затем высший руководитель определяет какое именно дисциплинарное наказание или ограничительные санкции будут приняты в отношении сотрудника. В своем решении он опирается на полученные сведения о ситуации, докладах непосредственного руководителя и объяснительную самого сотрудника, а также другие документы.

Процедура расследования в данном случае — это сбор необходимой для подтверждения случившегося документации. Для вынесения решения необходимы материалы, которые указывают на:

• Факт того, что проступок был совершен.
• Обстоятельства ситуации, которые повлияли на ее исход.
• Степень непосредственной вины работника в деле.

Если же действия сотрудника повлекли за собой реальный материальный ущерб для организации, то процедура несколько усложняется. Алгоритм действия меняется:

• Издается специальный приказ работодателя о создании комиссии. В нее входят минимум 3 сотрудника компании.
• Члены комиссии выявляются все детали дела, в том числе и размер нанесенного ущерба, степень непосредственной вины человека.
• Определяется мера наказания в соответствии с Трудовым кодексом, которая налагается на виновника.

Если в процессе анализа совершенных действий выясняется, что они более серьезны и в деле есть состав преступления, рассматриваемого в рамках Уголовного кодекса, то руководитель обязан передать информацию правоохранительным органам.

Именно второй вариант можно назвать полноценным расследованием, так как независимая комиссия выясняет все детали произошедшего. Ее интересует не только нанесённый ущерб, но и степень вины в нем конкретного сотрудника, наличие у него злого умысла.  В дальнейшем мы будем рассматривать именно этот тип служебного расследования.

Порядок проведения

Процедура работы над ситуацией достаточно регламентирована, все этапы отражены во внутренней документации компании. Она включает в себя два больших этапа – непосредственное расследование и проведение заседания комиссии.

Подготовка и расследование включает в себя:

• Выявление факта нарушения. Сообщить о случившемся руководителю имеет право любой работник компании. При этом официальным днем обнаружения совершившегося нарушения считается именно тот, в который о нем было заявлено, даже если от непосредственного нарушения его отделяет некоторый временной промежуток.
• Фиксация произошедшего документально. Необходимо написать докладную записку на имя руководителя.
• Начальник рассматривает предоставленную ему информацию и принимает решение о инициации расследования или передает поступившие сведения на более высокий уровень, если сам не имеет подобных полномочий.

В этот момент начинается непосредственное рассмотрения случившегося:

• Специальным приказом формируется комиссия. В ее состав входят сотрудники компании. При этом непосредственный руководитель провинившегося стать ее членом не имеет права. Начальник, который выносит итоговое решение по делу, также не имеет права в нее войти.
• Проводится непосредственное расследование. Члены комиссии выясняют все обстоятельства дела и собирают необходимые документы, подтверждающие нанесение ущерба, его размер и степень вины в нем конкретного сотрудника. У провинившегося берется объяснительная в течение 2 суток. Если же конкретный виновник не установлен, то ее пишут все причастные лица. Затем собирается пакет необходимых документов.
• Составление итогового акта. В нем указаны все подробности проверки и ее итоговое заключение. Часто на членов комиссии возлагается миссия по созданию стратегии, позволяющей не допустить подобных ситуаций в будущем. В конце члены комиссии заверяют документ своими подписями, а принимающий решение руководитель ставит на него печать.

Основания для проведения

Инициировать проверку возможно только на основании официально зафиксированного акта обращения к начальству:

• Служебная записка, в которой фиксируется факт совершенного нарушения. Написать ее может любой сотрудник компании и подать либо на имя непосредственного начальника, либо непосредственному руководителю организации. В ней обязательно указывается непосредственный нанесенный ущерб и обстоятельства произошедшего. Если нарушение выявлено по итогу инвентаризации, то прилагается соответствующий акт.
• Сообщение от потребителей услуг и продукции компании с сообщением о произошедшем.
• Заявление от контрагента или партнёра фирмы.
• Служебная записка от непосредственного виновника.

Состав и полномочия комиссии

Непосредственное расследование проводят сотрудники службы безопасности, если таковая есть в организации, или представители отдела кадров. Соответственно, состав комиссии формируется из представителей этих отделов, третий обязательный участник – представитель профсоюза. При необходимости число входящих в комиссию членов может быть увеличено.

В ходе работы, комиссия может потребовать написать объяснительную не только от непосредственного виновника, но и у других сотрудников, имеющих отношение к делу. Они же, в свою очередь, имею официальное право отказать. Обычно дополнительные свидетельства необходимы для прояснения и подтверждения обстоятельств дела. Так же в ходе разбирательства могут быть затребованы любые документы, непосредственно касающиеся случившегося, могут привлекаться сторонние специалисты. Так часто бывает проведена аудиторская, юридическая проверки или требуется помощь инженеров.

Работа может быть инициирована даже в случае, если непосредственного ущерба не было выявлено, но ситуация могла потенциально к этому привести.

В большинстве случаев комиссия собирается непосредственно по факту произошедшего, однако в некоторых организациях оная является постоянно действующей.

Объяснительная записка

Важным этапом разбирательства является получения непосредственного объяснения поступков от сотрудника. В ходе расследования после объявления ему претензий дается двое суток для того, чтобы предоставить объяснительную в письменном виде.

Сотрудник может отказаться выполнять это требование. В таком случае по истечению 48 часов составляется официальный акт об отказе об объяснении своего поведения.

Конкретных правил оформления для этих документов не существует. Есть только одно важное условие – на них должны быть подписи всех членов комиссии. Бумаги подшиваются в дело. 

Сроки проведения

Законодательство четко устанавливает сроки проведения процедуры проверки и назначения наказания – один месяц. Он начинается с момента подписания приказа о создании комиссии или с даты фиксации обращения с претензией. За эти дни необходимо провести расследование, оформить все документы и предоставить результаты руководителю.

Отсрочка вынесения результатов возможна в связи с несколькими поводами. Не учитывается в сроках время:

• Необходимое для ответа на ситуации представительского органа сотрудников (профсоюза)
• Нахождение работника в официальном отпуске.
• Пребывание виновника на больничном.

Общая длительность подобных отсрочек не должна превышать 6 (шесть) месяцев. Если за полгода, 5 (пять) месяцев из которых были даны отсрочки по указанным выше причинам, расследование не было завершено, то право на наложение дисциплинарного взыскания пропадает. Исключение составляют нарушения, которые выявляются в ходе аудиторской проверки или ревизии. В этих случаях наложить взыскание возможно в течение 2 (двух) лет.

Последствия

Результатом проведения служебного расследования могут быть только санкции в отношении работника, но не гражданина. Никаких юридических последствий для человека быть не может.

Если по какой-то причине совершенный поступок более серьёзен и требует разбирательства с привлечением административного или уголовного кодекса, то компания обязана передать собранные материалы в государственные правоохранительные структуры.

Процедура обжалования

Обжаловать решение комиссии внутри компании возможно с учетом внутренних локальных актов, так как в трудовом кодексе нет понятия служебного расследования.

Порядок проведения процедуры устанавливается внутренними актами.

А вот результат расследования – вынесенное взыскание – возможно обжаловать в трудовой инспекции или суде, подав соответствующее заявление. Работодатель в таком случае предоставляет все собранные в ходе расследования документы, чтобы подтвердить непосредственный факт нарушения. Затем на их основе подтверждается законность вынесенного взыскания и соответствие его тяжести проступку.

Как оформляются результаты?

Итог работы комиссии оформляется в специальном акте.

Его содержание включает в себя 3 части:

• Вводная. В ней указывается непосредственное нарушение, дата его совершения, состав комиссии и временные рамки, в течение которых проводилось само расследование.
• Описательная. Излагаются непосредственные доказательства, на основе которых члены комиссии смогли сделать итоговые выводы.
• Резолютивная. Непосредственные выводы по делу о степени вины сотрудника и предписания, касающиеся возможного наказания.

Также к акту служебного расследования присоединяются все документы, которые послужили доказательствами, объяснительные записки, заключения экспертов и другие. После того, как все необходимые документы были собраны в одно дело, на акте ставятся подписи членов комиссии и печать непосредственного руководителя. После этого финальным штрихом оформления становится обозначение даты начала и окончания расследования.

Если кто-то из участвующих в рассмотрении дела не согласен с его выводами, он все равно обязан подписать акт. Однако свои взгляды может изложить в дополнительном приложении и прикрепить его к акту.

После официального завершения расследования у руководителя есть три дня на то, чтобы принять окончательное решение по делу, которое оформляется в специальный приказ. При этом он обязан обращать внимание на предписания, указанные комиссией в документе, но имеет право самостоятельно выбрать форму наказания из допустимых с точки зрения трудового законодательства.

Далее в течение 3 (трех) рабочих дней работника обязаны ознакомить с приказом. Если он отказывается от этого, составляется дополнительный акт об отказе.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Поделиться с друзьями